重庆市国土房管局 重庆市档案局
关于印发《重庆市国土资源和房屋
档案管理办法（试行）》的通知
渝国土房管〔2015〕111号
市地勘局、市公积金中心、重庆土交所、市公租房局、市执法监察总队、市土地整治中心，各区县（自治县）国土房管局、国土资源局、房管局、档案局，万盛经开区国土房管局、档案局，各分局，局属各单位，机关各处室：
为进一步规范和加强国土房管档案管理工作，充分发挥档案管理的保障和服务作用，着力提升全市国土房管系统档案管理水平，现将已经市政府法制办审查登记的《重庆市国土资源和房屋档案管理办法（试行）》印发你们，请认真组织贯彻执行。
重庆市国土房管局 重庆市档案局
2015年3月9日
重庆市国土资源和房屋档案管理办法
（试行）
第一章 总则
第一条 为加强和改进新形势下国土资源和房屋档案管理工作，为人民群众提供更好的服务，为国土资源和房屋管理工作提供更好的保障，根据《中华人民共和国档案法》、《重庆市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等有关规定，结合我市实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于全市国土资源和房屋档案（以下简称国土房屋档案）的管理。
第三条 本办法所称国土房屋档案是指在国土资源和房屋管理工作活动中形成的，对国家、社会和本单位有查考利用价值的各种文字、图表、电子文件（文档）、照片、声像等不同形式的历史记录。
第四条 本办法所称档案管理工作是指市国土资源和房屋管理局（以下简称市国土房管局）系统各单位档案的收集、整理、信息化、鉴定销毁、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。
第五条 档案管理工作坚持统一领导、分级管理原则，系统各单位各负其责，各单位档案机构和部门归口负责，并接受同级档案行政管理部门的监督指导。
第六条 各单位要把档案工作纳入本单位年度工作计划，按规定列入考核内容，定期督促检查，定期研究并协调解决工作中的重大问题。档案安全及保管保护等有关经费按标准纳入常年预算统筹安排。
第七条 加强档案干部队伍建设，档案干部的培训、交流、使用列入干部培养和选拔任用统一规划，科学引进和培养档案专业人才，强化专业培训。
档案从业人员的专业技术职称或者职务，按照国家档案系列专业技术人员的有关规定评定与聘任。
第八条 各单位根据档案法律法规，结合工作实际，建立健全本单位档案管理各项工作制度。
第九条 各单位应建立与档案工作相适应的机构，落实专门工作人员，保障档案工作依法开展。
第十条 市国土房管局负责全市国土房屋档案管理工作；市国土房管局办公室作为档案管理归口机构，组织、协调和指导全市国土房屋档案管理工作；市国土房管局委托市国土资源和房屋档案馆（以下简称市国土房屋档案馆）具体负责全市国土房屋档案日常管理工作。
市国土房管局机关各处室按照各自职责，负责收集本处室业务工作中形成的应归档的文件材料，并妥善保管，定期向市国土房屋档案馆移交，根据业务需要明确业务档案归档和利用具体意见，并配合市国土房屋档案馆做好档案管理工作。
第十一条 市国土房屋档案馆工作职责：
（一）贯彻执行国家档案工作的法律、法规、方针政策；
（二）负责统筹规划、监督和指导系统各单位档案管理工作；
（三）负责档案管理工作规范化、标准化建设，研究制定档案业务建设相关规范和技术标准，指导各单位档案信息化建设；
（四）建立健全档案安全防范体系，开展档案安全保密检查，严防档案损毁和失泄密事件发生；
（五）建立完善档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，制定应急预案，建立健全突发事件信息报告制度；
（六）承担市国土房管局机关档案的收集、整理、信息化、保管、鉴定销毁、统计及利用工作；全市地质资料汇交监管、开发利用工作；集中管理主城区分局和土地房屋权属登记中心业务档案；按规定向上级、同级综合档案馆移交相关档案；
（七）组织档案培训教育，开展档案宣传与科学技术研究。
第十二条 市国土房管局局属各单位、各分局、各区县（自治县）国土房管局、国土资源局、房管局履行下列档案管理职责：
（一）贯彻执行档案管理有关法律、法规、档案立卷归档、数字化等业务规范和技术标准；
（二）承担本单位的档案收集、整理、数字化、保管、鉴定销毁、统计及利用工作，规范管理，按规定向上级、同级综合档案馆移交相关档案；
（三）有计划地开展档案信息化工作，实现档案资源共享；
（四）组织开展档案有关法律、法规、档案业务规范和技术标准的学习、宣传和人员培训；
（五）严格执行档案安全保密管理制度，保障档案信息安全；
（六）建立完善档案安全应急管理制度，制定应急预案，建立突发事件信息报告制度；
（七）监督和指导所属单位的档案工作。
第十三条 根据工作实际，主城区国土房屋业务档案实行集中管理，实现主城区国土房屋档案和信息资源的共享和综合利用。市国土房屋档案馆负责制定实施细则。
第十四条 档案材料的收集应依法、真实、齐全、有效；电子文件（文档）与纸质档案内容应一致，同时收集。
第十五条 档案整理应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第十六条 健全文件材料归档制度，及时制定完善本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表。应当归档的材料，必须按照规定整理、归档，不得拒绝归档或据为己有。
第十七条 档案的收集归档与移交依照相关规定和规范执行。
第十八条 对不符合归档要求的档案，由档案管理部门提出意见，退回档案形成部门重新整理并限期归档；对没有利用和研究价值的文件材料，档案管理部门可按规定拒绝归档。
第十九条 已归档的档案需要更正时，由档案形成部门提出书面申请，说明更正理由和更正内容，由档案形成部门负责人审核签字，经本单位主要负责人审批后更正，申请表与被更正档案一并存档，同时更正电子档案。
第二十条 档案管理工作要与档案形成部门业务工作相结合，做到与业务工作同规划、同部署、同落实，避免档案材料缺失。
第二十一条 档案管理单位应参照国家有关档案馆建筑设计规范建设档案库房、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公用房和附属用房。根据档案工作需要，配备管理与服务设备。
第二十二条 档案应分类存放，标识清楚，库房配有存放示意图及柜架存放指引标识。
第二十三条 严格落实防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫的“八防”措施，加强档案库房安全管理，提高档案库房的安全防灾标准，确保档案安全。
第二十四条 积极采取有效措施，对霉烂、虫蛀、破损、字迹褪变的档案及时进行抢救。
第二十五条 依法做好档案查阅服务，拓展服务渠道，改进查阅方式，简化利用手续，按规定提供免费、高效、便捷的档案利用服务。
严格执行档案利用管理制度，做好档案利用及利用效果的登记，积极开展档案利用效果典型事例汇编。
第二十六条 严格执行档案安全保密管理相关制度，采用先进的安全保密技术、设备和材料，改善档案保管保密条件，确保档案安全保密。
遵守档案解密和划分控制使用范围的规定，提供涉密档案信息服务要严格保密规定。
第二十七条 分类编制馆藏档案目录索引，建立档案全宗卷，做好档案编研开发工作。
第二十八条 本办法所称的电子档案是指利用计算机技术、扫描技术、数字多媒体技术、数据库技术、存储技术，以数字形式保存的归档电子文件及元数据。
第二十九条 加快推进档案管理信息化，列入信息化建设整体规划，统筹安排。
档案管理信息化建设应严格执行档案数字化等有关工作规范和技术标准。
第三十条 电子档案的保管按照国家有关电子档案管理规范的要求，采用专门的保护设备和保护技术措施，确保档案准确、完整、安全、可用。
电子档案的保管期限应与相应的纸质档案保管期限一致。
第三十一条 电子档案采用可长久保存的存储介质存储和备份，执行多套备份制度，每周增量备份一次，每季度全量备份一次。存储器设备一式叁套，一套备份，一套利用，一套异地容灾保存。异地容灾的数据存放地点与源数据存放地点距离不得小于20公里。异地备份每年更新一次。为防止自然灾害、人为灾难、硬件故障等情况发生，开展异地容灾备份工作，确保电子档案的数据安全。
第三十二条 建立档案信息存储介质定期抽样检查制度。磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。磁性载体上的电子档案，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。每年应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查，并作好记录；如载体与新系统不兼容时，应及时对电子档案进行迁移。
第三十三条 有电子档案的原则上提供电子档案利用。电子档案的提供利用范围一般仅限于其内容信息的利用，未经批准不得利用其元数据等相关信息。
涉密档案的数字化及利用要严格遵守保密规定，防止数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露。
第三十四条 定期开展档案鉴定销毁工作。成立由本单位负责人、档案管理人员、相关业务人员以及1-2名档案副研究馆员以上人员组成的档案鉴定工作小组，由单位负责人任组长，对保管期满的档案进行鉴定，提出鉴定销毁意见报单位主要负责人审批。
第三十五条 经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁档案材料清册并永久保存。
第三十六条 档案销毁时由2名以上工作人员监销,监销人员需在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。
第三十七条 严格执行档案管理违法违纪行为处分有关规定，建立完善联合查处档案违法违纪行为工作机制。对违反档案管理规定的行为，责令整改；整改不力造成档案损失的，依法追究有关领导和责任人的责任。
第三十八条 加强档案安全督查，发现隐患及时督促整改。对发生档案安全事故的，依法追究有关领导和责任人的责任。
第三十九条 对在档案管理工作中做出突出成绩的单位和个人，按规定给予表彰与奖励。
第四十条 本办法自印发之日起施行。